5 Easy Facts About Gestión de Documentos Described
5 Easy Facts About Gestión de Documentos Described
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El almacenamiento y la organización de documentos son las funciones más básicas y fundamentales de un DMS. Estas funcionalidades incluyen:
As groups get the job done jointly and collaborate, it's important in order that Absolutely everyone has essentially the most up-to-date information. Passing several versions of paperwork between various functions can be quite a recipe for disaster, but a DMS causes it to be simpler to collaborate with others by monitoring changes and updates, so All people stays on the identical webpage.
Por lo tanto, una de las ventajas de la computación en la nube es poder almacenar y acceder a documentos desde cualquier lugar, lo que facilita la organización y la colaboración.
Software de gestión documental propietario: es desarrollado por un proveedor que ofrece servicios integrales, incluyendo soporte técnico y almacenamiento seguro en sus servidores.
La digitalización de documentos implica pasar documentación fileísica a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible.
Acceso seguro y compartición: proporciona opciones avanzadas de control de permisos para compartir documentos de forma segura, tanto dentro como fuera de la organización.
¡Te invitamos a descubrir cómo el sistema de gestión documental puede transformar la manera en que trabajas con tus documentos!
A pesar de los beneficios que conlleva, la gestión documental también enfrenta una serie de retos que deben ser superados para garantizar su correcta implementación. Algunos de los retos más comunes son:
Manage total: Al gestionar su propio hardware, las empresas tienen propiedad total sobre sus datos y medidas de seguridad. Las soluciones in situ son consideradas más seguras, ya que el software y los datos permanecen dentro de la infraestructura interna.
También debemos tener en cuenta que la gestión documental es solo una parte de la infraestructura de TI de cualquier empresa.
Seguridad y Cumplimiento: Es esencial asegurar que ambas plataformas, la nube y los sistemas on-premise, cumplan con las políticas de seguridad y las normativas de la industria.
Muchos empleados pueden mostrarse reacios a adoptar nuevas herramientas y procesos debido a la falta de familiaridad. Por lo tanto, es esencial brindar capacitación y explicar los beneficios inmediatos del nuevo sistema para suavizar la transición.
En cuanto estén claros cuáles son los requisitos, deseos y prioridades, un jefe de proyecto podrá ponerse Gestión Documental a buscar el proveedor que tenga el paquete más adecuado y con un enfoque que se compagine bien con el de la organización.
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